Hướng dẫn cách lưu trữ chứng từ kế toán

-
*

Đăng cam kết học tập HỌC KẾ TOÁN THỰC TẾ KẾ TOÁN THUẾ NGHIỆP. VỤ KẾ TOÁN CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN MẪU BIỂU - CHỨNG TỪ NGHỀ NGHIỆP - VIỆC LÀM VAN BẢN PHÁP.. LUẬT MỚI
*




Quy định thời gian lưu trữ chứng trường đoản cú kế tân oán, Sổ sách kế toán, Báo cáo tài bao gồm, Hóa đối kháng cực hiếm gia tăng, những một số loại tài liệu không giống tương quan cho kế tân oán (Hợp đồng kinh tế, phù hợp đồng vay, Tờ knhị thuế, quyết toán thù thuế ....) mới nhất hiện thời.

Bạn đang xem: Hướng dẫn cách lưu trữ chứng từ kế toán

I. Các Loại tài liệu kế toán thù đề xuất lưu giữ trữ:

4. Tài liệu không giống tất cả tương quan mang đến kế tân oán bao gồm các loại đúng theo đồng; report kế toán cai quản trị; hồ sơ, report quyết tân oán dự án công trình hoàn thành, dự án đặc trưng quốc gia; report kết quả kiểm kê cùng đánh giá tài sản; các tư liệu tương quan mang đến soát sổ, tkhô hanh tra, đo lường và tính toán, kiểm toán; biên bản tiêu diệt tài liệu kế toán; ra quyết định bổ sung vốn từ lợi tức đầu tư, phân phối hận các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu tương quan mang đến giải thể, phá sản, phân tách, tách bóc, hòa hợp tuyệt nhất sáp nhập, xong hoạt động, thay đổi hình thức cài, đổi khác loại hình doanh nghiệp lớn hoặc biến hóa 1-1 vị; tài liệu liên quan mang đến tiếp nhận cùng sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan mang lại nhiệm vụ thuế, phí, lệ tầm giá với nhiệm vụ khác so với Nhà nước và những tư liệu không giống.

II. Thời hạn lưu trữ chứng trường đoản cú kế toán

A. Tài liệu kế toán đề xuất tàng trữ buổi tối thiểu 5 năm:

1. Chứng từ bỏ kế toán thù ko sử dụng trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán với lập báo cáo tài chủ yếu như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ko lưu trong tập tài liệu kế toán thù của bộ phận kế toán.

2. Tài liệu kế tân oán cần sử dụng đến làm chủ, Điều hành của đơn vị kế tân oán ko trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài thiết yếu.

3. Trường hòa hợp tư liệu kế toán mức sử dụng tại khoản 1, khoản 2 Vấn đề này nhưng mà pháp Luật khác lý lẽ yêu cầu tàng trữ bên trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo giải pháp kia.

(Theo điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

B. Tài liệu kế tân oán buộc phải tàng trữ về tối tphát âm 10 năm:

1. Chứng từ kế tân oán sử dụng thẳng để ghi sổ kế toán cùng lập report tài chính, các bảng kê, bảng tổng hòa hợp cụ thể, những sổ kế toán thù chi tiết, các sổ kế toán tổng đúng theo, báo cáo tài chủ yếu tháng, quý, năm của đơn vị kế tân oán, report quyết toán, báo cáo trường đoản cú khám nghiệm kế toán, biên bạn dạng tiêu hủy tư liệu kế toán lưu trữ với tài liệu không giống sử dụng trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán cùng lập báo cáo tài bao gồm.

2. Tài liệu kế toán liên quan cho tkhô giòn lý, nhượng bán gia tài thay định; report tác dụng kiểm kê cùng Reviews gia tài.

3. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tư liệu kế tân oán của các kỳ kế toán thù năm với tư liệu kế toán về báo cáo quyết tân oán dự án kết thúc trực thuộc team B, C.

4. Tài liệu kế toán thù tương quan cho Thành lập, phân tách, bóc tách, phù hợp tốt nhất, sáp nhập, đổi khác hiệ tượng cài đặt, thay đổi mô hình công ty hoặc đổi khác đơn vị, giải thể, vỡ nợ, chấm dứt hoạt động, ngừng dự án công trình.

5. Tài liệu liên quan tại đơn vị chức năng nhỏng làm hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, làm hồ sơ tkhô nóng tra, soát sổ, đo lường và thống kê của ban ngành nhà nước có thđộ ẩm quyền hoặc làm hồ sơ của những tổ chức triển khai kiểm toán tự do.

6. Các tư liệu không giống ko được pháp luật trên Điều 12 cùng Điều 14 Nghị định này.

7. Trường phù hợp tư liệu kế toán thù pháp luật trên các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Như vậy mà pháp Luật không giống mức sử dụng nên tàng trữ trên 10 năm thì tiến hành tàng trữ theo vẻ ngoài đó.

(Theo điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

C. Tài liệu kế toán thù phải tàng trữ vĩnh viễn:

1. Đối cùng với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán đơn vị nước, tư liệu kế toán thù nên tàng trữ vĩnh viễn có Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã có được Quốc hội phê chuẩn chỉnh, Báo cáo quyết toán thù ngân sách địa phương đã làm được Hội đồng quần chúng. # những cấp cho phê chuẩn; Hồ sơ, report quyết toán thù dự án ngừng thuộc đội A, dự án công trình đặc biệt quốc gia; Tài liệu kế toán thù không giống bao gồm tính sử liệu, tất cả ý nghĩa quan trọng về tài chính, an ninh, quốc phòng.

- Việc xác định tư liệu kế toán không giống đề nghị tàng trữ lâu dài vì chưng người thay mặt đại diện theo pháp Luật của đơn vị chức năng kế tân oán, vì chưng ngành hoặc địa pmùi hương đưa ra quyết định trên đại lý xác minh đặc điểm sử liệu, ý nghĩa đặc trưng về kinh tế, an toàn, quốc chống.

2. Đối cùng với vận động marketing, tài liệu kế toán thù đề nghị tàng trữ lâu dài gồm các tư liệu kế tân oán tất cả tính sử liệu, có ý nghĩa sâu sắc đặc biệt quan trọng về kinh tế, an toàn, quốc phòng.

- Việc khẳng định tư liệu kế toán thù cần lưu trữ lâu dài vì tín đồ đứng đầu hoặc bạn thay mặt theo pháp Luật của đơn vị kế tân oán quyết định căn cứ vào tính sử liệu cùng ý nghĩa sâu sắc lâu dài hơn của tài liệu, biết tin nhằm quyết định cho từng ngôi trường hòa hợp rõ ràng với giao cho phần tử kế toán thù hoặc thành phần khác tàng trữ dưới hình thức bạn dạng gốc hoặc bề ngoài không giống.

3. Thời hạn tàng trữ dài lâu cần là thời hạn lưu trữ bên trên 10 năm cho tới lúc tư liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên và thoải mái.

(Theo điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

III. Thời điểm tính thời hạn tàng trữ tài liệu kế toán

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế tân oán được nguyên tắc nlỗi sau:

1. Thời điểm tính thời hạn tàng trữ đối với tài liệu kế toán nguyên lý tại Điều 12, khoản 1, 2, 7 Điều 13 cùng Điều 14 của Nghị định này được xem từ thời điểm ngày hoàn thành kỳ kế toán năm.

2. Thời điểm tính thời hạn tàng trữ đối với những tài liệu kế toán thù mức sử dụng trên khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán thù dự án công trình ngừng được lưu ý.

3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ so với tài liệu kế tân oán tương quan mang đến Ra đời đơn vị tính từ thời điểm ngày thành lập; tài liệu kế toán tương quan đến phân chia, tách, phù hợp nhất, sáp nhập, đổi khác vẻ ngoài cài đặt, chuyển đổi loại hình được xem từ ngày phân chia, bóc, phù hợp độc nhất, sáp nhập, thay đổi hiệ tượng sở hữu, thay đổi nhiều loại hình; tư liệu kế tân oán tương quan mang đến giải thể, phá sản, ngừng hoạt động, xong xuôi dự án được xem từ thời điểm ngày xong thủ tục giải thể, vỡ nợ, ngừng hoạt động, chấm dứt dự án; tài liệu kế toán thù tương quan mang lại hồ sơ kiểm toán thù, tkhô giòn tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ thời điểm ngày có report kiểm tân oán hoặc tóm lại thanh tra, khám nghiệm.

Xem thêm: Giới Nhà Văn Tiếng Anh Là Gì ? Giới Nhà Văn Trong Tiếng Anh Là Gì

(Theo điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

IV. Mức pphân tử Khi mất Tài liệu kế toán:

1. Phạt chình họa cáo đối với một trong số hành động sau:a) Đưa tài liệu kế tân oán vào lưu trữ chậm rãi trường đoản cú 12 mon trở lên so với thời hạn quy định;b) Không sắp xếp tài liệu kế tân oán gửi vào tàng trữ theo trình từ thời hạn phát sinh với theo kỳ kế toán năm.2. Phạt tiền trường đoản cú 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng so với một trong các hành vi sau:a) Lưu trữ tư liệu kế tân oán ko vừa đủ theo quy định;b) Bảo quản tài liệu kế tân oán ko bình yên, để lỗi hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn giữ trữ;c) Sử dụng tư liệu kế toán thù vào thời hạn lưu trữ không ổn quy định;d) Không triển khai bài toán tổ chức kiểm kê, phân các loại, hồi phục tài liệu kế toán thù bị mất đuối hoặc bị tiêu diệt.3. Pphân tử tiền từ bỏ 10.000.000 đồng cho 20.000.000 đồng đối với một trong số hành động sau:a) Hủy vứt tài liệu kế toán thù Khi chưa hết thời hạn tàng trữ theo pháp luật của Luật kế toán thù tuy vậy chưa tới mức truy cứu giúp trách nhiệm hình sự;b) Không Thành lập Hội đồng tiêu bỏ, ko tiến hành đúng phương pháp tiêu hủy cùng không lập biên bản tiêu bỏ theo quy định Lúc tiến hành tiêu diệt tài liệu kế toán.

Chú ý:Hóa đối kháng GTGT, hóa 1-1 bán hàng .. cũng chính là bệnh trường đoản cú kế toán=> Nên nấc xử pphân tử trên cũng áp dụng so với trường hợpMất hóa 1-1 GTGT (hóa 1-1 phân phối hàng) liên 1, 3, 4 …9 (Liên lưu lại nội bộ) -> Phạt tự 5 - 10tr.

=> Nếu mất hóa đối chọi GTGT, hóa 1-1 bán hàng (Liên 2 là liên giao khách hàng hàng) thì nấc phạttừ bỏ 4 – 8 tr.

V. Nơi tàng trữ tư liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán thù của đơn vị chức năng như thế nào được lưu trữ trên kho của đơn vị kia. Đơn vị kế tân oán yêu cầu bảo vệ gồm rất đầy đủ máy bảo quản cùng đảm bảo an toàn trong quá trình lưu trữ theo dụng cụ của pháp Luật.

- Trường thích hợp đơn vị chức năng ko tổ chức bộ phận hoặc kho tàng trữ tại đơn vị chức năng thì rất có thể mướn tổ chức triển khai, phòng ban tàng trữ triển khai tàng trữ tư liệu kế toán thù bên trên đại lý vừa lòng đồng tàng trữ theo lý lẽ của pháp Luật.

2. Tài liệu kế toán thù của người sử dụng gồm vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh với vnạp năng lượng phòng đại diện thay mặt của doanh nghiệp nước ngoài chuyển động trên Việt Nam vào thời gian hoạt động tại toàn quốc theo Giấy ghi nhận đầu tư chi tiêu, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp lớn hoặc Giấy chứng nhận hoạt động Trụ sở, văn uống phòng đại diện đã có được cấp cho bắt buộc được tàng trữ trên đơn vị chức năng kế toán thù sinh hoạt toàn quốc hoặc mướn tổ chức triển khai tàng trữ tại toàn quốc thực hiện tàng trữ tư liệu kế toán. Lúc ngừng vận động tại việt Nam, người đại diện thay mặt theo pháp Luật của đơn vị chức năng đưa ra quyết định nơi tàng trữ tài liệu kế toán trừ trường hòa hợp pháp Luật tất cả cách thức không giống.

3. Tài liệu kế toán thù của đơn vị chức năng giải thể, phá sản, chấm dứt chuyển động hoặc những dự án công trình dứt chuyển động bao hàm tư liệu kế toán của những kỳ kế toán thù năm vẫn đang còn vào thời hạn lưu trữ với tài liệu kế tân oán liên quan đến sự việc giải thể phá sản, xong xuôi, ngừng chuyển động được lưu trữ tại địa điểm bởi vì tín đồ thay mặt theo pháp Luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo đưa ra quyết định của ban ngành tất cả thđộ ẩm quyền đưa ra quyết định dứt chuyển động hoặc kết thúc dự án.

4. Tài liệu kế toán của đơn vị chức năng biến hóa bề ngoài sở hữu, biến đổi mô hình doanh nghiệp hoặc đổi khác mô hình đơn vị chức năng bao gồm tư liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ cùng tư liệu kế toán thù tương quan mang lại chuyển đổi vẻ ngoài mua, biến hóa mô hình doanh nghiệp lớn hoặc chuyển đổi đơn vị được lưu trữ tại đơn vị chức năng kế tân oán bắt đầu hoặc trên khu vực vì phòng ban tất cả thẩm quyền đưa ra quyết định thay đổi hiệ tượng cài đặt, chuyển đổi loại hình công ty hoặc biến đổi đơn vị đưa ra quyết định.

5. Tài liệu kế toán của những kỳ kế toán năm vẫn đang còn trong thời hạn tàng trữ của các đơn vị được phân chia, tách: Nếu tư liệu kế toán thù phân chia được cho đơn vị kế toán thù new thì lưu trữ tại đơn vị mới; giả dụ tài liệu kế toán ko phân chia được thì lưu trữ trên đơn vị kế tân oán bị chia hoặc bị bóc tách hoặc trên chỗ vày ban ngành bao gồm thẩm quyền quyết định phân tách, bóc tách đơn vị ra quyết định. Tài liệu kế toán liên quan đến phân tách đơn vị chức năng kế toán thì lưu trữ trên các đơn vị chức năng kế tân oán mới. Tài liệu kế toán tương quan mang đến bóc tách đơn vị chức năng kế toán thì được tàng trữ tại khu vực đơn vị chức năng bị tách, đơn vị chức năng kế tân oán bắt đầu.

6. Tài liệu kế tân oán của những kỳ kế toán thù năm vẫn đang còn trong thời hạn lưu trữ và tư liệu kế toán thù liên quan mang đến đúng theo độc nhất, sáp nhập các đơn vị chức năng kế toán thì tàng trữ tại đơn vị dìm sáp nhập hoặc đơn vị kế tân oán phù hợp tốt nhất.

7. Tài liệu kế toán về bình an, quốc phòng yêu cầu được tàng trữ theo hình thức của pháp Luật tương quan.

(Theo điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

LƯU Ý:

1. Tài liệu kế toán thù tàng trữ buộc phải là bạn dạng chủ yếu theo khí cụ của pháp Luật đến từng nhiều loại tư liệu kế toán.

2. Tài liệu kế toán thù yêu cầu được đơn vị chức năng kế tân oán bảo quản đầy đủ, bình yên trong quy trình thực hiện. Đơn vị kế toán buộc phải kiến thiết quy chế về cai quản, thực hiện, bảo vệ tài liệu kế toán trong đó nguyên tắc rõ trách rưới nhiệm cùng quyền đối với từng phần tử và từng tín đồ làm cho kế tân oán. Trường hòa hợp đơn vị kế toán thù là doanh nghiệp khôn cùng nhỏ dại theo điều khoản của pháp Luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ tuổi với vừa thì không bắt buộc phải chế tạo quy định về quản lý, sử dụng, bảo vệ tài liệu kế toán thù nhưng lại vẫn đề nghị bao gồm trách nhiệm bảo quản tương đối đầy đủ, bình yên tư liệu kế tân oán theo khí cụ. Đơn vị kế toán thù cần đảm bảo an toàn khá đầy đủ cửa hàng đồ hóa học, phương tiện quản lý, bảo vệ tài liệu kế tân oán. Người có tác dụng kế toán thù có trách nhiệm bảo vệ tài liệu kế toán thù của mình trong quy trình sử dụng.

3. Người thay mặt theo pháp Luật của đơn vị chức năng kế toán thù đưa ra quyết định bài toán bảo quản, tàng trữ tư liệu kế tân oán bởi giấy giỏi bên trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, tàng trữ tư liệu kế toán thù đề nghị bảo đảm an toàn an ninh, tương đối đầy đủ, bảo mật cùng cung ứng được biết tin Khi bao gồm đề xuất của ban ngành bên nước tất cả thẩm quyền.

4. Tài liệu kế toán thù chuyển vào lưu trữ phải không thiếu, gồm hệ thống, phải phân loại, thu xếp thành từng cỗ hồ sơ riêng rẽ theo thứ tự thời gian tạo nên và theo kỳ kế toán thù năm.

5. Người thay mặt đại diện theo pháp Luật của đơn vị chức năng kế toán buộc phải có trách nát nhiệm đưa thông tin, tư liệu kế tân oán đúng lúc, vừa đủ, chân thực, tách biệt cho cơ sở thuế và cơ quan đơn vị nước gồm thđộ ẩm quyền theo lao lý của pháp Luật. Các cơ quan được cung ứng tư liệu kế toán thù đề nghị có trách nát nhiệm duy trì gìn, bảo vệ tư liệu kế toán vào thời hạn thực hiện và phải hoàn trả tương đối đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế tân oán sẽ áp dụng.

Tài liệu kế tân oán tàng trữ bên trên phương tiện đi lại năng lượng điện tử:

1. Chứng từ kế toán cùng sổ kế toán thù của những đơn vị kế toán trước lúc đưa vào lưu trữ đề xuất được in ấn ra giấy để tàng trữ theo hình thức trừ trường hòa hợp đơn vị chọn lựa tàng trữ bên trên phương tiện năng lượng điện tử. Việc lưu trữ tư liệu kế toán thù trên phương tiện đi lại điện tử bắt buộc bảo vệ bình yên, bảo mật thông tin biết tin tài liệu cùng bắt buộc bảo vệ tra cứu giúp được trong thời hạn lưu trữ.

- Các đơn vị chức năng vào lĩnh vực kế toán đơn vị nước (trừ đơn vị thu, chi túi tiền công ty nước những cấp) trường hợp tuyển lựa lưu trữ tư liệu kế toán thù trên phương tiện năng lượng điện tử thì vẫn buộc phải in sổ kế toán thù tổng vừa lòng ra giấy và ký kết xác nhận, đóng dấu (giả dụ có) để tàng trữ theo khí cụ. Việc in ra giấy triệu chứng trường đoản cú kế tân oán, sổ kế toán chi tiết và những tư liệu kế tân oán không giống vày tín đồ thay mặt đại diện theo pháp Luật của đơn vị ra quyết định. Các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước những cung cấp tiến hành theo pháp luật của Sở trưởng Bộ Tài chính.

2. Khi bao gồm kinh nghiệm của cơ sở bao gồm thẩm quyền để Giao hàng cho bài toán kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm tân oán theo qui định, đơn vị kế tân oán đề xuất tất cả trách rưới nhiệm in ra giấy những tư liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện đi lại điện tử, ký kết chứng thực của fan đại diện theo pháp Luật hoặc kế toán trưởng (prúc trách rưới kế toán) và đóng góp vệt (giả dụ có) để hỗ trợ theo thời hạn hưởng thụ của cơ quan có thẩm quyền

----------------------------------------------------------------------------------------

Chúc các bạn thành công!

Kế toán thù Thiên Ưng liên tiếp knhì giảng các: Lớp học tập thực hành thực tế kế toánthực tế tốt nhất tại Hà Nội